Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Все взаимоотношения компаний и ИП с другими контрагентами в процессе хозяйственной деятельности должны оформляться документально. Так положено по закону. Поэтому важно знать, как правильно составлять, вести, хранить первичные документы.

Что является первичным документом

Первичный документ – основа бухгалтерского и налогового учета, он подтверждает факты хозяйственной деятельности, так называемые события в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, продажу товаров, покупку материалов и прочее. Первичка нужна для расчета налогов и сдачи отчетности. ИП ведет на основании первички налоговый учет, компании — оба вида учета (бухгалтерский и налоговый).

Примеры первичных документов: товарные накладные, акты выполненных работ, счет-фактуры, авансовые отчеты, бухгалтерские справки. Единого перечня первичных документов нет, они утверждаются приказом генерального директора в каждой компании в зависимости от специфики бизнеса. Например, бухгалтерскую справку знает каждый бухгалтер, она оформляется при отсутствии утвержденной формы документа или для корректировки ошибок.

Пример.

Рассмотрим, какие документы оформляются на каждом этапе сделки. На стадии начала сделки заключается договор и выставляется счет,  далее пробивается кассовый чек, квитанция к ПКО, оформляется платежное поручение. На этапе исполнения выписывается товарная накладная, акт выполненных работ/оказанных услуг.

Порядок второго и третьего этапов может меняться в зависимости от условий договора. Для разных видов деятельности используются разные первичные документы (торговля, строительство, грузоперевозки). Если видов деятельности у компании несколько, то и перечень первички будет обширнее.

Пример оформления первичного документа – бухгалтерской справки

Основные виды первичных документов

Основные документы для проведения сделок включают в себя:

• Договор – определяет условия сделки, права и обязанности сторон. Относится к необходимой первичке.
• Счет на оплату – закрепляет цену товара/услуги и иногда срок оплаты. Подпись и печать не обязательны, но желательны.
• Платежные документы (чеки, БСО) – подтверждают факт оплаты.
• Товарная накладная/товарный чек – накладная оформляется в двух экземплярах при передаче товара юрлицам, чек – при продаже физлицам.
• Акт выполненных работ/оказанных услуг – подтверждает факт, стоимость и сроки выполнения работ/услуг. Оформляется в двух экземплярах.
• Счет-фактура – необходим для контроля движения НДС, оформляется совместно с накладной/актом. Может быть заменен УПД.

Обязательные реквизиты первички

Первичные бухгалтерские документы (ПБД) должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование, дату составления, данные организации/ИП, описание факта хозяйственной деятельности, величину измерения и подписи ответственных лиц (Федеральный закон № 402-ФЗ). Без них документ признают недействительным. Среди дополнительных реквизитов могут быть наименование структурного подразделения, гриф утверждения или согласования, отметка о заверении копии, печать.

Хотя унифицированные формы ПБД отменены с 2013 года, и хозсубъекты вправе разрабатывать собственные документы, утвержденные учетной политикой, многие компании предпочитают использовать формы, утвержденные Госкомстатом России.

Минфин неоднократно в своих письмах указывал на унифицированные формы, рекомендованные к применению по умолчанию, например, кассовые ордера, кассовая книга, платежное поручение, расчетно-платежная ведомость. Такие документы лучше не разрабатывать самим, остальные пожалуйста, исходя из специфики деятельности компании.

Как исправить ошибки в первичке

Ошибки в первичных документах делятся на критичные и некритичные для признания расходов. Критичные ошибки (письмо Минфина от 04.02.2015) не позволяют идентифицировать налогоплательщика, контрагента или операцию, что ведет к невозможности признать расходы для целей налогообложения, например, неверное название компании, расхождения в количестве/стоимости товаров с другими документами, отсутствие подписей ответственных лиц или подпись лица без доверенности. Некритичные ошибки можно не исправлять, они не влияют на суть сделки, например, опечатки в названии компании, ошибки в регистре букв, лишние знаки препинания.

Ошибки в бухгалтерских документах можно исправить (ФСБУ 27/2021). Исключения составляют кассовые и банковские документы, их только переоформлять в случае ошибки.

Исправление бумажных документов:

1. Ошибка зачеркивается.
2. Вписываются верные данные.
3. Делается отметка «Исправлено» и ставится дата исправления.
4. Исправление заверяется сотрудником, подписавшим документ. Не допускается подчистка и стирание ошибочных записей.

Исправление электронных документов:

1. Оформляется новый документ с верными данными.
2. Указывается, что документ составлен взамен первоначального.
3. Добавляется дата исправления.
4. Проставляются электронные подписи составителей.

Коротко о главном

1. Первичные документы могут подписывать руководитель или ИП лично, либо сотрудники по приказу или доверенности (в случае компании). ИП не может делегировать право подписи, за исключением счетов-фактур (по нотариальной доверенности). При передаче права подписи в документах указывают реквизиты приказа/доверенности и подпись уполномоченного лица.
2. Приказ оформляется для передачи права подписи сотруднику компании, доверенность – лицу, не являющемся сотрудником, или для представительства компании перед третьими лицами. Доверенность может быть бумажной или электронной, но должна содержать дату, сведения о доверителе и представителе, подпись обеих сторон.
3. Первичные документы хранят минимум пять лет после того, как последний раз использовали для целей налогового учета. Для убытков, переносимых на будущее, срок хранения увеличивается. Хранят документы в исходном виде (электронные – в электронном, бумажные – на бумаге). Уничтожают документы после экспертизы ценности комиссией и оформления акта.
4. За непредставление документов по запросу налоговой штраф 200 ₽ за каждый документ, за отсутствие ведения первички – 10 000 ₽ (при повторном нарушении – 30 000 ₽), а если факт привел к занижению налогов – 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.