Кого нельзя отправлять в командировки?

Прежде чем компания отправит сотрудника в командировку, кадровику нужно учесть все нюансы. Например, он должен знать, какие сотрудники могут отказаться от командировки и как правильно оформить документы на этот счет в 2026 году.

Командировка — что это?

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне нахождения места постоянной работы.

Важно:

1. Командировка всегда имеет производственное назначение
2. Отправить в командировку можно только сотрудника, работающего по трудовому договору
3. Если работник итак имеет разъездной характер работы, и весь день ездит по точкам, такие перемещения командировкой не являются. Либо противное должно быть зафиксировано в трудовом договоре.
4. Продолжительность командировки должна быть целесообразной, чтобы не создавалось впечатления, что фактическое место работы сотрудника находится в другом месте.

Кого нельзя отправлять в командировку?

Ни при каких обстоятельствах не подлежат направлению в командировку:

• беременные женщины.

Могут быть направлены (если у них взято письменное согласие) и нет противопоказаний:

• несовершеннолетние работники, но только определенных профессий – творческих или спортсмены;
• женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• инвалиды (ч. 2 ст. 167 ТК РФ);
• матери и отцы-одиночки, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• работники, имеющие детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• работники, осуществляющие уход за больными членами семьи при наличии заключения от врача (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• мужчины, воспитывающие несовершеннолетних детей без матерей, а также опекуны и попечители несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ);
• работники, с которыми подписан ученический договор, если командировка связана с иными целями (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

Таких работников следует в письменной форме ознакомить с их правом отказаться от направления в командировку. Но они все-таки могут поехать, если:

1. дали свое согласие в письменном виде
2. врач не написал запрещающее медзаключение
3. работник ознакомился под роспись с тем, что имеет право отказаться от направления в командировку

Последствия

По мнению Роструда, если работодатель насильно отправил в командировку запрещенного работника, такую командировку можно оспорить в суде. «Отказ указанных работников от направления в командировку не считается нарушением трудовой дисциплины. Работодатель не вправе применять за это к работнику меры дисциплинарного взыскания», – предупредил Роструд. Но и работодатель не обязан верить работнику на слово. Тот в свою очередь должен принести подтверждающие документы для доказательства особого статуса. Для каждой категории они свои:

1. Свидетельство о рождении и регистрации ребенка – для женщин с детьми до 3 лет, многодетных
2. Справка об инвалидности – для сотрудников с детьми-инвалидами
3. Заключение об опеке – для опекунов
4. Свидетельство о разводе – для родителей-одиночек
5. Копия трудового договора – для вахтовиков
6. Медицинское заключение о необходимости ухода – для ухаживающим за больным членом семьи и прочие.

Информация о командировочном статусе сотрудника является персональными данными, защищенными по ФЗ-152. Документы должны храниться согласно требованиям документооборота и защиты персональных данных.

Штрафы

Отправка в командировку сотрудника, которого нельзя направлять (беременные, несовершеннолетние, инвалиды по медпоказаниям), является нарушением ст. 259, 268, 167 ТК РФ. Если вы узнали, что в командировку отправили запрещенного сотрудника, необходимо немедленно вернуть его, оформить отзыв из командировки, аннулировать документы, а если поездка состоялась — компенсировать расходы и выплатить средний заработок, чтобы избежать административной ответственности. Если сотрудник пожалуется, компанию оштрафуют по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц это означает от 30 000 до 50 000 руб.).

Какие документы оформить перед командировкой

С 1 сентября 2025 года документальное оформление командировок регулируется Постановлением Правительства РФ № 501. Компаниям рекомендуется разработать Положение о командировках, где прописать размеры суточных и компенсаций. Важно четко обозначить механизм согласования и утверждения расходов в локальных нормативных актах, чтобы избежать недопонимания. Любые траты, не входящие в стандартный перечень, требуют письменного согласования. Например, направление в командировку оформляется приказом работодателя. Факт нахождения в командировке определяется на основании проездных документов, перечень которых дополнен билетами на различные виды транспорта.

Для подтверждения затрат на проживание и иных расходов необходимы кассовый чек (с QR-кодом), счет на оплату, договор, акт выполненных работ и прочие документы, подтверждающие факт несения расходов, их целевой характер и размер. Среди обязательных: приказ о направлении в командировку, приказ о работе в выходной (если необходимо), авансовый отчет, служебная записка (при использовании личного транспорта). К необязательным документам относятся: положение о командировках, служебное задание, отчет о выполнении задания, командировочное удостоверение, журнал учета командированных. Приказ о направлении в командировку, служебные записки и авансовые отчеты можно подписать и отправить электронной подписью в онлайн-сервисах.

Порядок оформления командировок

1. Оформляется приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку, содержащий информацию о сотруднике, сроках, месте и цели командировки. Сотрудник ознакамливается с приказом под подпись. Форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно, но за основу можно использовать и типовой бланк – № Т-9 или № Т-9А.
2. Авансом выдаются денежные средства на командировочные расходы (проезд, проживание, суточные) на основании приказа, служебной записки или сметы расходов до отъезда в командировку. Смета составляется на основе ЛНА компании.
3. Оформляется командировочное удостоверение и журнал учета, если это предусмотрено локальным актом компании.
4. Проставляются отметки в табеле учета рабочего времени – коды «К» или «06».
5. По возвращении сотрудником сдается авансовый отчет с подтверждающими документами (билеты, чеки, договоры) в течение трех рабочих дней. На основании отчета производится возврат неизрасходованных средств сотрудником или возмещение ему перерасхода.