Учет расходов на такси в командировках

Находясь в командировке в чужом городе, у сотрудника часто возникает потребность пользоваться услугами такси по рабочим вопросам. Работодатели обычно закрепляют в ЛНА пункт по поводу пользования сторонним транспортом в командировке. Чаще всего проблем с компенсацией расходов у него не возникает при наличии подтверждающих документов и служебной записки.

Порядок учета

По возвращении из командировки работник должен сдать в бухгалтерию заполненный авансовый отчет. Деньги, выданные ему, являются его дебиторкой и обычно учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Если в командировке работник приобретал ОС или НМА, то его проезд до места и перемещения на такси будут учитываться при формировании их первоначальной стоимости.

Проводки в общем случае:

Проводки при заключении договора со службой такси:

Провоки, когда работник оплачивал такси за свой счет:

Подтверждающие документы

Чтобы бухгалтерия могла корректно учесть поездки на такси в расходах, предоставьте подтверждающие документы: авансовый отчет с приложенными чеками, квитанциями и детализацией маршрута. Это может быть кассовый чек, БСО с фискальными данными, также подойдет чек, выданный самозанятым водителем или заказ-наряд (Постановление Правительства № 1586).

Обязательные реквизиты чека или БСО:

• наименование, серия и номер;
• наименование компании или ФИО перевозчика;
• дата выдачи квитанции;
• стоимость услуги;
• ФИО и подпись сотрудника, который пользовался такси.

Отчет о поездке с детализацией маршрута подтвердит, что вы совершали поездки по работе, а не в личных целях. При заключенном договоре со службой такси просто сделайте распечатки из электронной системы учета.

В случаях, когда сотрудник ездил не просто в служебную командировку, а доставлял персонал или осуществлял иные производственные задачи, могут потребоваться дополнительные документы, например, служебная записка, обосновывающая выбор такси в качестве транспорта. В ней опишите производственную целесообразность поездки, указав такие факторы, как: отсутствие доступного общественного транспорта, высокая срочность, необходимость транспортировки важных документов, ночное время суток. К данной записке приложите чек об оплате, квитанцию и распечатку маршрута.

Налоги

Налог на прибыль

Затраты на такси учитываются при расчете налога на прибыль, если экономически обоснованы и документально подтверждены. В основном, это ситуации, когда нужно добраться от вокзала до гостиницы и обратно. Расходы на такси до места командировки и обратно входят в состав затрат на проезд и относятся к прочим расходам компании либо командировочным (пп. 12 п.1 ст. 264 НК).

Стоимость поездок на такси в месте командировки также можно отнести к прочим расходам, если они носят служебный характер и предварительно согласованы с работодателем (пп. 12 и 49 п. 1 ст. 264 НК, ст. 168 ТК, письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). Порядок возмещения затрат на такси следует зафиксировать в локальном акте, указав ситуации, когда работник имеет право пользоваться таким транспортом в производственных целях. Наличие данного документа необходимо для обоснования затрат.

НДС

НДС с чека такси можно принять к вычету, если поездка связана с командировкой до места назначения и обратно (п. 7 ст. 171 НК). Достаточно чека или БСО с выделенной суммой НДС. В других случаях нужен счет-фактура. Поэтому для оптимизации вычета НДС при регулярных служебных поездках на такси, не связанных с командировками,рекомендуется заключить договор со службой такси, которая будет предоставлять акты ВР и счет-фактуры.
Вычет НДС возможен в квартале, когда сотрудник включил чеки такси в авансовый отчет после возвращения из командировки (письмо Минфина от 14.07.2020 № 03-07-14/61018). Важное условие: услуги такси должны использоваться в командировке, связанной с деятельностью, облагаемой НДС. Иначе налоговая может отказать в вычете.

УСН

При применении УСН с объектом «доходы минус расходы» учет затрат на такси зависит от целей поездки и схож с налогообложением прибыли. Только расходы учитываются согласно кассовому методу в периоде оплаты.

Без риска можете брать в расходы траты на проезд сотрудника к месту командировки и обратно, они есть в перечне (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК), только обоснуйте их. В противном случае есть риск получить требование от контролеров.

НДФЛ и взносы

Взыщут ли с компенсации расходов на такси НДФЛ зависит от целей использования транспортного средства.

В том случае, когда такси использовалось для поездок к месту командировки, обратно или во время командировки по служебным нуждам, компенсация не облагается НДФЛ и взносами (согласно НК и Закону № 125-ФЗ). Необходимо подтверждение производственного характера поездки. В иных случаях, например, для личных поездок или при наличии доступного общественного транспорта, компенсация подлежит обложению (согласно НК, Закону № 125-ФЗ и письмам Минфина, УФНС).Если поездки связаны с выполнением трудовых обязанностей в интересах работодателя, компенсация не облагается (согласно НК, Закону № 125-ФЗ и письмам Минфина). Важно обосновать необходимость использования такси. В противном случае, компенсация облагается.

Возможно у сотрудников нет альтернативы, им приходилось добираться с работы и на работу на такси, то компенсация не облагается НДФЛ (согласно НК и письмам Минфина, УФНС). Требуется обоснование: отсутствие маршрута, инвалидность, ночное время. Если сотрудник может добираться самостоятельно, оплата такси – доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ и взносами (согласно НК, Закону № 125-ФЗ и письмам Минфина).Компенсация неподтвержденных документами расходов на такси осуществляется на усмотрение работодателя и облагается НДФЛ, а также страховыми взносами.

Самый интересный вопрос

Работник в командировке воспользовался услугами такси за 120 руб., часть стоимости оплатил бонусами (20 руб.). Как принять к учету? Ответ: проведите только чек на 100 руб., на 20 руб. нет подтверждающих документов. Выписка из личного кабинета сотрудника на агрегаторе такси о списании бонусов, так как не отвечает признакам первичного документа.