Аренда автомобиля компанией: бухгалтерский и налоговый учет

Аренда автомобиля компанией: бухгалтерский и налоговый учет

Компания арендует автомобиль, когда нет необходимости или денежных средств для покупки собственного. При аренде автомобиля происходят взаимоотношения, в ходе которых одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) за фиксированную плату во временное пользование и владение транспорт (ст. 606 ГК РФ). Как и другие процессы компании, аренду нужно грамотно отразить в БУ.

В статье коротко расскажем об аренде, посмотрим учет аренды автомобиля, а также бухгалтерский и налоговый учет этого процесса, необходимые первичные документы для подтверждения расходов.

Главное об аренде

Аренда транспортного средства (ТС) — это временное пользование чужим ТС. Услуга  актуальна для компаний, которым нужен транспорт на время и без серьезных финансовых вложений.

Аренда бывает:

1) Без экипажа – арендатор получает ТС и своего водителя.

2) С экипажем (фрахтование) – арендатор получает ТС с водителем.

Арендовать ТС можно у физических, юридических лиц и ИП. Бухгалтерский и налоговый учёт зависит от вида аренды, договора и арендодателя. В целях учета аренды ФСБУ 25/2018 не используется, если договор не лизинговый и ТС не сдаётся в субаренду. Также для отказа от ФСБУ 25/2018 должны выполняться условия: срок аренды не более года, стоимость до 300 000 руб., компания имеет право на упрощённый учёт.

Из основных моментов аренды ТС стоит отметить:

1) В целях налогообложения прибыли затраты учитываются по ПБУ 10/99 «Расходы организации». Арендные платежи относятся к расходам по обычным видам деятельности и к тому периоду, к которому относится платёж, независимо от фактической оплаты. Исключение составляют упрощенцы на кассовом методе.

• ТС сажается на забалансовый счёт 001 «Арендованные основные средства» после подписания акта приёма-передачи.
• Расходы учитываются на затратных счетах 20, 26, 23, 25, 44.
• Арендные платежи отражаются на счёте 73 (если арендодатель — сотрудник) или 76 (если арендодатель — стороннее лицо).
• По окончании аренды ТС снимают с забаланса и его стоимость списывается.
• Арендованный автомобиль нельзя ставить на учёт как основное средство на 01 счет, так как право собственности не переходит к арендатору, и он не может начислять амортизацию.

Бухгалтерский учет аренды авто у компании

Пример.   1 января 2026 года ООО «Трио» арендовало микроавтобус стоимостью 2,5 млн рублей у компании «Ромашка». Стоимость аренды — 40 000 рублей в месяц (в т. ч. НДС — 7 213,11 рублей) без экипажа. Ежемесячные проводки по аренде будут выглядеть так:

Дт 001 — 2 500 000 — отразили стоимость микроавтобуса за балансом

Дт 20 (26, 23, 25 и 44)  Кт 76 — 32 786,89 — начислили стоимость аренды микроавтобуса за месяц

Дт 19 Кт 76 — 7 213,11 — отразили «входной» НДС

Дт 68 Кт 19 — 7 213,11 — приняли НДС к вычету.

Бухгалтерский учет аренды авто у физлица

При аренде у сотрудника вместо счёта 76 используется счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», для детализации аналитики используйте субсчет 73.03.

Аренда ТС с экипажем у физлица подразумевает заключение отдельного договора ГПХ с водителем. Арендатор в этом случае удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы по единому тарифу и взносы на травматизм, при наличии такого пункта в договоре.

Пример.  С 1 марта 2026 года фирма «Омега» арендует легковой автомобиль стоимостью 1,34 млн рублей у Иванова Петра. Ежемесячная стоимость аренды — 15 000 рублей. Компания выступает налоговым агентом по НДФЛ, удерживая 1950 рублей (13% от 14 000 рублей). Арендодатель получает 13 050 рублей. Страховые взносы с данного дохода от аренды не уплачиваются согласно ст. 420 НК РФ.

Налоговый учет

Автомобиль, полученный в аренду, учитывается арендатором за балансом, если договор не предусматривает передачу права собственности, выкуп или субаренду (п. 12 ФСБУ 25/2018). На общих основаниях принцип учета на забалансовом счете используется в любом случае (п. 11 ФСБУ 25/2018).

Расходы, связанные с использованием арендованного транспорта в производственных или коммерческих целях, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99). К ним относятся:

• Арендные платежи (включая оплату управления и техобслуживания при аренде с экипажем).
• Расходы на содержание и эксплуатацию (ГСМ, мойка, техобслуживание).
• Расходы на текущий ремонт.
• Затраты на страхование автомобиля и ответственности владельца.

Арендные платежи признаются равномерно в течение срока аренды. Капремонт арендованного автомобиля отражается в составе капитальных вложений. Организация  может выбрать для себя оптимальный подход для получения максимальных экономических выгод от арендованного транспортного средства (п. 11 ФСБУ 25/2018, п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). Главное закрепить выбранный метод признания арендных платежей в учетной политике (п. п. 4, 7 ПБУ 1/2008).

Какую первичку нужно оформить

Аренда  автомобиля — это лишь верхушка айсберга в работе перевозчика. Чтобы разобраться во всех тонкостях — от списания ГСМ до путевых листов и специфики налогообложения —  приглашаем вас на наш специализированный курс  Бухгалтерский учет в транспортных компаниях