Электронные трудовые книжки в 2026 году

Электронные трудовые книжки в 2026 году

В 2026 году стаж новых сотрудников компании учитывается в основном с помощью электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодателей еще с 2020 года обязали вести сведения в электронном виде. Бумажные книжки по-прежнему принимаются и хранятся, если не написали отказ от них раньше. Перейти на ЭТК можете в любой момент. Единственное, если человек впервые трудоустраивается после 2020 года, трудовая книжка будет только электронная. Еще в статье смотрите, что нужно знать решившим перейти.

Что такое ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это выписка из базы данных Социального фонда России (СФР), содержащая информацию о трудовом стаже человека. Работодатели обязаны передавать сведения о сотрудниках в СФР.

Образец заявления о переходе на ЭТК

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, работодатель должен:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную книжку (при наличии).
2. Получить от сотрудника письменное заявление об отказе от бумажной трудовой.
3. Внести в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
4. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки.

После этого работодатель передает сведения только в электронном виде.

Бывают ситуации, когда сотрудник не помнит писал ли заявление об отказе от бумажной трудовой. Проще всего проверить это, запросив сведения через Госуслуги или обратившись в отдел кадров за стравкой СТД-СФР.

Если же сотрудник принял решение вести бумажную трудовую книжку, то с работодателя не снимается обязанность электронно передавать сведения в СФР по такому сотруднику и при этом вносить записи в бумажную трудовую.

Отчет ЕФС-1

СФР узнает о кадровых изменениях у сотрудников с ЭТК путем подачи подраздела 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Ее подают все компании и ИП в следующих случаях:

Сведения подаются в следующих случаях:

1. Прием на работу.
2. Увольнение.
3. Перевод на другую должность.
4. Присвоение новой квалификации или специальности.
5. Подача сотрудником заявления об отказе или сохранении бумажной трудовой книжки.
6. Заключение и расторжение договора ГПХ.
7. Приостановка и возобновление трудового договора с мобилизованным сотрудником.
8. Перевод сотрудника на дистанционную работу или неполное рабочее время.

Объединить несколько сотрудников в один ЕФС-1 не получится, на каждого подается своя форма. Если кадровых изменений не было, форму по нему не подавайте.

Сроки подачи формы ЕФС-1:

Компании с 10 и менее сотрудниками могут сдавать ее в бумажном или электронном виде на выбор, а с 11 и более сотрудниками – только в электронном.

Разделы, обязательные к заполнению в ЕФС-1:

1. титульный лист
2. подразделы 1 и 1.1 раздела 1 ЕФС-1.
3. Для подачи сведений о стаже добавляется еще подраздел 2 раздела 1.

Руководитель сам выбирает и назначает одного ответственного сотрудника для ведения ЭТК и подачи формы ЕФС-1 в СФР, чаще всего это работник кадровой службы.

Для назначения ответственного вносится изменение в его должностную инструкцию и издается соответствующий приказ в произвольной форме, главное, чтобы были указаны ФИО и должность. Сотрудник ставит свою подпись, подтверждая, что ознакомлен.

Немного о пенсионном стаже

Какой бывает стаж у работника:

1. трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности отдельно взятого сотрудника.
2. Страховой стаж – периоды, входящие в стаж, которые берутся в расчет пенсии по старости.

Способы узнать стаж:

1. работник может обратиться к работодателю, запросив у него форму СТД-Р. В течение 3 дней он должен ее получить. Но там будут отражены сведения о стаже только у этого работодателя.
2. Зайти на Госуслуги и запросить там. Раздел «Услуги» → «Справки Выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ содержит все периоды работы.
3. Электронно или лично обратившись в Соцфонд России. Например, в личном кабинете на сайте СФР выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать «Запросить». Выписка придет на электронную почту в день обращения. Может быть получена любым работником.

Преимущества и недостатки ЭТК

Электронные трудовые книжки (ЭТК) упрощают работу как работодателям, так и сотрудникам.

Плюсы для компании:

1. Отсутствие бумажной волокиты: не нужно вести бумажные трудовые для отказавшихся сотрудников.
2. Если случилось чрезвычайное происшествие, не надо восстанавливать друдовые книжки: в случае ЧП (пожар, потоп) восстанавливать придется только книжки тех, кто не перешел на электронный формат.

Плюсы для сотрудников:

1. Не рискуете лишиться трудовой книжки при исчезновении работодателя.
2. Данные хранятся в общей базе Социального фонда (СФР) и всегда доступны для проверки и подтверждения.

Минусы для компании:

Увеличится количество форм, подаваемых в СФР: после каждого кадрового события необходимо подавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

На сколько оштрафуют, если компания не перейдет на ЭТК

С 2020 года все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки. Ведение только бумажных трудовых без предоставления сведений в СФР грозит штрафами по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: ИП и малые предприятия: от 1 000 до 5 000 ₽; средние и крупные компании: от 30 000 до 50 000 ₽. За непредставление подраздела 1.1 ЕФС‑1 (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ) директор или иное уполномоченное лицо наказывается штрафом от 300 до 500 ₽.

Коротко о главном

1. В 2026 году перейти на электронные трудовые должны все компании.
2. При кадровых изменениях необходимо подавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
3. Нулевая форма отчета не предусмотрена, то есть если кадровых изменений не было, подавать пустую ЕФС-1 не нужно.