Как учесть расходы на чай и кофе

Как учесть в бухгалтерском и налоговом учёте покупку кофе и чая для сотрудников

Стало нормальной практикой, когда сотрудники в течение рабочего дня пьют чай, кофе и угощаются печеньками за счет компании. Бухгалтерам хочется отразить эти немалые траты для целей налогообложения, тем самым уменьшив налоги компании. В статье посмотрим, реально ли это, какая картина возникает с налогами и что получится, если в бухучете учитывать плюшки, а в налоговом — нет.

Документальное оформление

Обеспечение сотрудников чаем и кофе всегда происходит по инициативе работодателя. Если решите не включать чайно-кофейные дела в затраты, просто издайте приказ такого содержания, например, что по утрам сотрудникам будут выдавать печенье, а в течение дня они могут пить чай и кофе в обеденной зоне в неограниченном количестве. Если же обеспечение сотрудников напитками закреплено в трудовом договоре или ЛНА компании, это будет являться частью компенсационных преимуществ работника.

Налог на прибыль

Согласно разъяснениям Минфина учитывать расходы на чай и кофе компании можно двумя способами. Оба предложенных варианта имеют свои подводные камни, требующие тщательного обоснования и наличия подтверждающих документов.

• Расходы на питание учитывать в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255, п.25 ст.270 НК РФ, Письмо Минфина от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80065). В этом случае важно правильно оформить документы — включить условие о предоставлении чая и кофе в трудовые или коллективные договоры. Это юридически обязывает работодателя предоставлять напитки, делая их частью системы оплаты труда. Но тогда придется вести персучет потребления каждого сотрудника – задача трудоемкая и на практике трудноосуществимая, что ставит под сомнение целесообразность подхода вообще.
• Расценивать чай и кофе как представительские расходы. Этот метод кажется более реальным, но и более узким по применению. Представительские расходы традиционно связаны с официальными мероприятиями, такими как встречи с партнерами, переговоры, презентации. Для их обоснования требуются приказы, сметы, отчеты о проведении мероприятий, что явно не связано с ежедневным потреблением чая и кофе сотрудниками. Нормирование представительских расходов (не более 4% от расходов на оплату труда) также ограничивает сумму, которую можно отнести на затраты.

Исходя из практики налоговые органы склонны трактовать подобные расходы как не связанные напрямую с производственной деятельностью, приводящей к получению дохода. Поэтому, даже при выполнении всех формальных требований, существует риск доначислений и штрафов в случае налоговой проверки. Как вывод, если сумма таких расходов невелика, лучше не включать их в налогооблагаемую базу, избегая тем самым возможных споров с налоговыми органами.

УСН

Стоит прояснить ситуацию с расходами на чай и кофе для организаций, применяющих УСН «доходы минус расходы». Пункт 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ содержит закрытый перечень затрат, которые можно учесть при расчете налоговой базы. И ни чай, ни кофе в этом списке напрямую не упомянуты.

Но компания может попытаться доказать, что приобретение чая и кофе является частью расходов на организацию рабочего процесса и поддержание работоспособности сотрудников.

Существует практика, когда подобные расходы могут быть отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 49 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ). Эти доводы нужно тщательно подкрепить документами, подтверждающими каким образом чай и кофе способствуют выполнению трудовых обязанностей.

Если компания решит пойти таким путем и включить расходы на чай и кофе в налогооблагаемую базу, необходимо быть готовой к возможным спорам с налоговыми органами и иметь убедительные доводы экономической целесообразности. Или, как вариант, использовать другие методы компенсации затрат сотрудникам, которые более однозначно трактуются законом. Например, если речь идет о питании, то можно выплачивать компенсации сотрудникам, которые прямо предусмотрены закрытым перечнем расходов на УСН.

НДС

Ситуация, когда учет потребления кофе и чая сотрудниками осложнен или вовсе невозможен, встречается нередко. В таких случаях, согласно разъяснениям бухгалтеров, применение НДС к стоимости таких напитков становится нецелесообразным. Если невозможно точно определить, сколько именно кофе или чая употребил каждый сотрудник, компания не может ни начислить НДС на эти расходы, ни воспользоваться правом на вычет входного НДС по приобретенным чаю и кофе. Это связано с отсутствием должного документального подтверждения и аналитического учета, что является обязательным условием для корректного расчета сумм налога.

Но если в компании налажена система персучета потребления кофе и чая, то подход меняется. Если возможно точно определить, сколько чашек кофе или чая было выпито каждым сотрудником, компания обязана начислить НДС на стоимость этих напитков. Это означает, что такая стоимость включается в налогооблагаемую базу компании. Одновременно с этим, если есть правильно оформленного счета-фактуры на приобретенный чай или кофе, компания получает право принять входной НДС, уплаченный поставщику, к вычету.

НДФЛ и взносы

Начисление НДФЛ и страховых взносов на чайно-кофейные дела аналогично НДС. Если невозможно посчитать доход каждого работника от этих благ, то НДФЛ и страховые взносы не начисляются (Письмо Минфина от 03.08.2018 N 03-04-06/55047). Если есть такая возможность, НДФЛ и страховые взносы подлежат уплате (Письмо Минфина от 17.05.2018 N 03-04-06/33350).

Бухучет

Вывод: чаще всего ситуация с чайно-кофейными делами выглядит так: сотрудники пьют чай свободно в течение дня, точное количество выпитого за ними не отслеживается. В налоговых расходах (налог на прибыль или УСН) затраты не учитываются. НДС к вычету не принимается и на стоимость выпитого чая не начисляется. НДФЛ и страховые взносы не возникают.