Как заполнить и сдать отчет «Персонифицированные сведения о физлицах»

Как заполнить и сдать отчет «Персонифицированные сведения о физлицах»

Компании и ИП, выплачивающие зарплату и прочие вознаграждения за труд, облагаемые страховыми взносами, обязаны сдавать в ИФНС отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» (ПСФ). Исключение составляет бизнес на АУСН — этим компаниям сведения о физлицах подавать не нужно. Подробности рассмотрим в статье.

Общая информация

Отчет ПСФ необходимо направлять в инспекцию ФНС по месту регистрации организации или по месту проживания индивидуального предпринимателя. Он заменил своего предшественника — отчет СЗВ-М, и сдается теперь в налоговую, а не в СФР. Если в отчёте содержатся сведения по 10 человек и менее, допустима бумажная форма подачи. При количестве 11 человек и более информация передаётся исключительно в электронном виде по ТКС (через личный кабинет на портале налоговой службы или с привлечением специализированного оператора связи).

Предоставление отчета по персданным является обязательным условием для компаний и ИП при осуществлении выплат в пользу физических лиц, с которых начислялись страховые взносы. Получатель выплат может быть как штатным сотрудником компании, так и исполнителем по договору ГПХ. Его правовой статус не принципиален.

Итак, в отчет включают:

1. состоящие в отчетном месяце в компании по трудовому договору, в том числе нанятый руководитель;
2. выполняющие работы или услуги по договорам ГПХ, включая авторские договоры.
3. уволенные в отчетном месяце сотрудники.
4. те, кому не производились выплаты (например, работники в отпуске за свой счет).

Много споров связано с тем, включать ли в отчет директора – единственного учредителя, с которым не заключен трудовой договор. Он единственный участник общества и назначил себя директором. Согласно позиции Минфина, такое лицо также является застрахованным.

Привлечение самозанятых исполнителей обычно не требует подачи персонифицированных сведений. Но бывают ситуации, когда с выплат самозанятым все-таки исчисляются страховые взносы, например:

1. на дату представления отчета заказчик не получил от самозанятого чек. Если чек поступил позже, требуется подать уточненную форму;
2. с момента увольнения самозанятого с должности сотрудника у данного заказчика прошло менее двух лет. В данном случае помимо страховых взносов лучше удержать еще и НДФЛ, иначе трудинспекция может расценить ситуацию как подмену трудовых отношений.

Далее рассмотрим порядок заполнения титульного листа и разделов отчета.

В титульном листе указывается:

• ИНН и КПП организации-работодателя либо только ИНН для ИП;
• номер корректировки. При первичной сдаче за период указывается «0–»;
• код отчетного периода: 01 – январь, 02 – февраль, 03 – март и т.д.;
• год, за который представляются сведения;
• код налогового органа, принимающего отчет;
• код места представления: для организаций – «214», для ИП – «120»;
• полное наименование организации или ФИО предпринимателя без сокращений;
• ОГРНИП (указывается индивидуальными предпринимателями и главами КФХ).

Пример заполнения титульного листа

Со второй страницы отчета начинается блок данных по каждому застрахованному физическому лицу. Этой информации посвящены строки с 010 по 070, которые формируются отдельно на каждого человека.

При сдаче первичного отчета графа 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» остается пустой.

В разделах 020–060 отражаются персональные данные лица: фамилия, имя и отчество согласно паспорту, номер СНИЛС, а также ИНН, если он присвоен.

В строке 070 фиксируются все суммы, выплаченные физическому лицу в отчетном месяце. Сюда включаются как облагаемые страховыми взносами выплаты, так и необлагаемые, за некоторыми законодательно установленными исключениями. К ним относятся суммы материальной помощи, пособия по погребению или оплата первых трех дней временной нетрудоспособности. Не подлежат отражению в этой строке дивиденды и иные выплаты, которые изначально не признаются объектом для начисления взносов.

ВАЖНО! Отрицательные значения выплат в отчете не допустимы.

Если в текущем месяце сотруднику не начислялись никакие выплаты, то по нему заполняются только строки с 020 по 060 для указания персональных данных, а строка 070 остается пустой. Также ФНС разъяснила ситуацию, когда сотрудник увольняется и вновь принимается на ту же должность в течение одного календарного месяца. В таком случае в отчёте ПСФ на него заполняйте единый раздел.

Пример заполнения второй страницы отчета

Сроки подачи отчета

ПСФ подавать ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, идущего за отчётным. Однако это требование действует только для первого и второго месяцев каждого квартала.

За март, июнь, сентябрь и декабрь отчёт можно не сдавать, но при условии, что работодатель предоставил в ФНС Расчёт по страховым взносам (РСВ) за соответствующий отчётный период: первый квартал, полугодие, девять месяцев или год. Смысла в подаче ПСФ нет, да и налоговая не примет отчет, так как информация, содержащаяся в ПСФ, полностью соответствует данным третьего раздела РСВ, что позволяет избежать дублирования сведений. Важный момент – до подачи РСВ ошибки в персонифицированных сведениях можно исправить. После его сдачи корректировки вносятся через уточненный отчет, так как данные из персонифицированных сведений дублируются в разделе 3 расчета. Сдавайте только по тем физическим лицам, по которым были выявлены ошибки. Информация по остальным сотрудникам не повторяется.

Пример. Отчет за декабрь 2025 года нужно было подать до 26 января 2026, так как срок переносится из-за выходных.

Штрафы

Спецштрафы за ошибки в персонифицированных сведениях или их непредставление законом не предусмотрены. Поэтому применяются общие нормы: штраф за несдачу: 200 рублей (статья 126 НК РФ), плюс на директора или главбуха от 300 до 500 рублей (статья 15.6 КоАП РФ).