Расчет и выплата командировочных

Если решили отправить сотрудника в командировку, учтите все возможные нюансы, например, важно знать чем командировка отличается от выполнения работы в другой местности, какие сотрудники вправе отказаться от нее и как правильно оформить документы в 2026 году, а также сохранится ли средний заработок на время командировки.

Что такое командировка

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места нахождения постоянной работы. Командировка всегда связана с производственной необходимостью, и в нее можно отправить только штатных работников компании. Самозанятые и ГПХ в эти категории не входят. Разъездные работники в общем порядке не могут считаться командированными, если иное не указано в трудовом договоре. Длительность командировки должна соответствовать целям, указанным в служебном задании.

Дистанционные работники, направляемые работодателем в обособленное подразделение (представительство, филиал) вне места постоянной работы, также считаются командированными. Это же касается и поездки в головной офис компании. Например, если работник большую часть рабочего времени и трудовых обязанностей выполняет за границей, его фактическое место работы там, поездка до офиса и обратно будет считаться командировкой.

Генерального директора можно и нужно отправлять в командировку, если поездка связана с деятельностью компании. Оформление командировки проходит по общим правилам ТК РФ, но со своими особенностями: директор сам подписывает приказ на свою командировку, при этом цель и срок лучше согласовать с собственниками/советом директоров. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема и сложности поручения. Важно отличать командировку от выполнения работы в другой местности в течение длительного времени. В последнем случае лучше заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на такую работу.

Категории работников, которых нельзя отправлять в командировку:

1. Беременные женщины
2. Работники до 18 лет
3. Женщины с детьми до 3 лет
4. Инвалиды

Данным категориям следует документально предоставить право отказаться от командировки. С письменного согласия и при отсутствии медицинского запрета можно направлять в командировку матерей и отцов, воспитывающих детей до 14 лет без супруга/супруги; работников, имеющих детей-инвалидов; работников, ухаживающих за больными членами семьи; мужчин, воспитывающих несовершеннолетних детей без матерей, а также опекунов. Работников, с которыми заключен ученический договор, можно направлять в командировку, если ее цель соответствует ученическому договору.

Алгоритм оформления командировки:

1. Издать приказ (форма – произвольная, обязательные реквизиты: ФИО сотрудника, сроки, место назначения, цель, способ передвижения (служебный/личный транспорт). Работник в обязательном порядке ставит на приказе подпись.
2. Выдать деньги из кассы.
3. Зафиксировать факт командировки в табеле.
4. Принять авансовый отчет и рассчитаться по оставшимся подотчетным суммам.

Средний заработок командированного сотрудника

В расчете среднего заработка на период командировки есть подводные камни. Так за сотрудником он сохраняется на весь командировочный период, а для расчета берется количество фактически отработанных дней за 12 месяцев, предшествующих командировке. Учитываются только рабочие дни, исключая отпуск и больничные. Рассмотрим расчет подробнее на примерах.

Пример 1.

Сотрудника отправляют в служебную поездку в августе. В текущем году он был в ежегодном отпуске весь март и на больничном в мае: с 1 по 12 включительно.

Значит, в расчетный период входят:

• период с августа прошлого года по февраль текущего включительно;
• апрель;
• 15 дней в мае (с 13 по 31);
• июнь и июль.

Пример 2.

Сотрудник принят на работу 10 марта. 8 августа он едет в командировку. Расчетный период — с 10.03 по 30.07.

Формула расчета: Средний заработок = Время в командировке * (Заработок за период / Расчетный период).

Из общей суммы заработка за год вычитаются пособия, отпускные, социальные выплаты и предыдущие командировочные.

Пример 3.

Сотрудник едет в командировку с 4 по 6 марта 2026 года — в общей сложности на 3 дня. Рассчитаем оплату его труда в эти дни:

Он работает в компании более 1 года, поэтому расчётный период — 12 месяцев, из которых число рабочих дней составило 244. Также работник 28 дней был в отпуске и ещё 5 на больничном. То есть количество отработанных дней в периоде составило: 244 – 28 – 5 = 211.

В расчётном периоде сотрудник получил 723 000 рубля зарплаты.

Среднедневной заработок работника составил: 723 000 / 211 = 3 426,5 рублей.

Средняя зарплата, которую сотрудник получит за время командировки, составит: 3 426,5 * 3 дня = 10 279,5 рублей.

Итого за трёхдневную командировку сотрудник получит 10 279,5 рублей.

Оплата командировочных расходов сотруднику

Средства на командировочные расходы компания выдает сотруднику либо наличными, либо путем перевода на банковскую карту накануне отъезда. За суточные работник не отчитывается, но должен предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами на другие расходы, такие как билеты и проживание. Важно заранее проинформировать сотрудника о необходимости сбора таких документов, которые следует собрать во время поездки, чтобы обеспечить своевременное предоставление отчета. Средний заработок за период командировки выплачивается сотруднику вместе с основной зарплатой в установленные сроки.

Пример 1.

Сотрудника направляют в служебную поездку на 5 дней. Среднедневной заработок для расчета командировочных составляет 5 481,19 руб.

Сумма к выплате за период рабочей поездки составит 27 405,95 руб.

Пример 2.

Командировка продлилась с 18 по 23 июня (4 будних дня и 2 выходных). В субботу 20 июня сотрудник участвовал в совещании, а в воскресенье отдыхал. За работу в выходной день ему оплатили в двойном размере.

Средний заработок работника – 5 340,50 руб.

Сумма командировочных к выплате составила 32 043 руб. (5 340,50 * 4 + 5 340,50 * 2).